香港公司:印章有幾種?

在2014年3月3日香港法例第622章《公司條例》(Companies Ordinance (Cap 622))(下稱“新公司條例”)實施之後,對於一間董事多於兩名、且製備瞭法團印章的公司而言,簽署契據(deed)的必要程序是:加蓋“法團印章”(common seal)並附加簽字,具體的簽字要求以公司章程(articles of association)的規定為準,然後說明“本文件以契據(deed)形式簽署”。如果這間公司沒有製備法團印章,則簽署契據的必要程序是:兩名董事簽字,或一名董事加公司秘書簽字。

法團印章(common seal)是什麼?是鋼印,上麵印有公司的名稱。使用時通常先印在貼紙上,然後再把貼紙貼在文件上。

“公司秘書(company secretary)”是誰?是一個公司的高管職位,可以由法人擔任。

如果文件的簽署不符閤上述要求怎麼辦?那就不能成立契據(deed),而隻可能成立普通閤同。而普通閤同的訴訟時效隻有6年,且需要有對價(consideration)支持。

那麼,公司如何簽署普通閤同?

根據《新公司條例》第121條第3款,由“任何獲該公司授權(不論明訂或默示)行事的人簽署(signed by any person acting with the company’s authority (whether express or implied))”即可。

因此,有兩類人可以代錶公司簽署普通閤同:

其一,公司的任何一位董事可以作為默示(implied)獲授權人簽字;

其二,任何獲得公司明確書麵授權(power of attorney)的人可以作為明示(express)獲授權人簽字。當然,根據《新公司條例》規定,這個授權書(power of attorney)也是必須加蓋法團印章(common seal)的。

印章的種類:概述

除瞭“法團印章(common seal)”,在當今適用香港法的文書上,常見的各色“印章”還有幾種?法律是怎麼規定的,而實踐當中又是怎麼做的?

首先明確一點:2014年3月3日生效施行的《新公司條例》相對於《舊公司條例》而言,做齣瞭一個革命性的修訂——從此之後香港公司可以沒有法團印章(common seal)瞭!也就是說,我們可能會見到越來越多的沒有任何“公章”或“印章”的香港公司。

對於這類沒有印章的公司而言,《新公司條例》第127條第(3)款提供瞭簽署文件的方法:兩個董事簽字,或一個董事加公司秘書簽字。立法明確廢除瞭對“印章”的強製要求,這可以說體現瞭香港作為自由放任市場經濟“標杆”地區的一大特色吧。

雖然現在的香港公司已經不是必須製備印章,但由於華人圈子根深蒂固的“印鑒意識”,再加上諸多中介公司的強力推廣,這幾年來在香港新成立的公司大多數仍然會選擇製備印章。因此,我們下文的討論將全部以“公司在其章程裏選擇製備印章”為前提。

關於香港公司的印章種類及其使用,凡是接觸過的內地朋友多少都會覺得睏惑。在內地,公章的規格形製皆有規章可循,且有備案、有編號,清楚明白;其他有效力的印章如財務專用章、閤同專用章都是顧名思義,在用途方麵絕不會搞錯。但香港的所謂“公章”就顯得身份很模糊瞭,鋼印、小圓戳、長條章,甚至還有大圓章和橢圓章……傻傻分不清楚。它們到底怎麼區分呢?就我隨便百度一下的結果,至今還沒有哪個網友從法律上解釋明白。

【五花八門的印章】圓的?方的?紅的?藍的?……到底哪個是“真正”的“公章”?傻傻分不清楚……

香港公司的印章,法律上規定瞭兩種:法團印章(common seal)和正式印章(official seal),但是,實踐中通常有三種:法團印章(common seal)、小圓戳(company chop)和長條章(authorized signature)。

【三種實踐中常用的印章】從右至左依次是法團印章、長條章和小圓戳

先說法律規定的。

《公司條例》規定的:法團印章(common seal)和正式印章(official seal)。

“法團印章”(common seal)我們已經說過多次瞭,但這裏還是要強調。《新公司條例》第124條規定:

124. 公司可備有法團印章等

Company may have common seal etc.

(1) 公司可備有法團印章。

A company may have a common seal.

(2) 公司的法團印章須屬一個金屬印章,印章上以可閱字樣刻有該公司名稱。

A company’s common seal must be a metallic seal having the company’sname engraved on it in legible form.

……

這裏的“金屬印章”,在實踐中就指的是前麵多次提到的“鋼印”。

此外,還有一個我們上迴書沒提到的“正式印章”(official seal),分彆規定在《新公司條例》的第125和126條上。根據這兩個條文,任何製備瞭“法團印章(common seal)”的公司,還可以根據公司章程的規定,選擇擁有一個“正式印章(official seal)”。這個“正式印章(official seal)”是“法團印章(common seal)”的復製本(replica),也就是說,它也得是一個鋼印。

這個“正式印章(official seal)”可以有兩個用途:第一,在香港以外的地方使用;第二,用在公司發行的證券上麵。

如果這個“正式印章(officialseal)”是作為第一個用途,即“在香港以外的地方使用”的話,根據《新公司條例》第125條,它上麵除瞭印著公司的名字之外,還需要“以可閱字樣刻有該印章將被使用所在的每個地方的名稱。(engraved on it in legible form the name of every place where it isto be used)”。也就是說,如果持有法團印章(common seal)的公司打算在內地或者外國使用法團印章,但又不方便把法團印章(common seal)帶齣香港,那麼它就可以根據公司章程的規定,製備一枚或多枚“正式印章(official seal)”。每一個“正式印章(official seal)”的材質和形狀都和“法團印章(common seal)”相同,但“正式印章(official seal)”還需要在上麵額外多印幾個單詞,說明該印章所適用的地域,例如“僅限中國內地使用”、“僅限中國廣東省使用”等。

法律的初衷是好的,但不知道為什麼,這種“正式印章(official seal)”似乎在實踐中很少用到。坦白講,我見識短淺,至今還沒見到哪個香港公司在內地使用過寫著“僅限中國內地使用”的這個“正式印章(official seal)”,也沒見過這種印章實物。但是,《公司條例》真真切切地賦予瞭香港公司這樣一個權利,隻不過它通常被大傢忽略瞭而已。其實,我認為香港公司根據《公司條例》製備這樣的幾個專用於外地使用的正式印章也是有好處的。首先,有瞭這樣的印章,香港公司就可以做到其在內地或外國簽署的文件也可以構成香港法上的“契據(deed)”而無需把法團印章(common seal)帶齣香港。其次,印章上明確寫上所適用的地域,這就防止瞭印章的濫用,即不會把僅適用於內地的印章亂用到其他國傢去。

此外,單從理論上看,這個印章還有一個重要的好處,那就是可以通過授權給特定的人蓋印權限,從而規避公司章程可能規定的“加蓋法團印章必須由兩個人簽字”的條款。上文書提到過,加蓋法團印章的程序必須符閤公司章程規定。而對於大多數采納瞭622H章程範本的公司而言,這意味著在加蓋印章之外必須還有兩個人的簽字:兩個董事、或一個董事加公司秘書、或一個董事加獲得董事授權的人。而對於“用於外地使用的正式印章(official seal)”而言,《新公司條例》第125條第(3)款規定:

備有正式印章供在某地方使用的公司,可藉蓋上其法團印章的書麵文件,授權任何為此而獲委派的人,在該地方於該公司屬其中一方的契據或任何其他文件上,蓋上該正式印章。

A company with an official seal for use in a place may, by writing under its common seal, authorize any person appointed for the purpose to affix,in that place, the official seal to any deed or any other document to which the company is a party.

據此,公司可以通過加蓋法團印章(common seal)齣具書麵委托(power of attorney)的形式,委派一個人在印章所指明的外地作為加蓋該“正式印章(official seal)”的代錶,這個人可以是董事,也可以不是董事。注意,這裏隻要委派“一個人”就可以瞭,而且他可以不是董事。因此,隻要委托程序閤法有效,在外地加蓋該“正式印章(official seal)”就隻需要一個人的簽字即可,而不再需要兩個人的簽字瞭。

舉個例子,假設某個香港公司打算齣讓其持有的另一傢香港公司的股權給內地的公司,而那個香港公司的實際控製人也是個內地人,雖然股權轉讓閤同適用香港法,雙方卻都希望閤同在香港簽署。根據慣例,這樣的股權轉讓閤同由於附帶有若乾單方承諾,通常是需要以契據(deed)形式簽署的——我們在“契據的作用(之二)”這篇文章裏曾經提到過其中的兩份契據:“彌償契據(deed of indemnity)”和“守約契據(deed of adherence)”。以契據(deed)形式簽署,那就需要加蓋香港齣讓方的法團印章(common seal),而這卻不一定方便。且不說法團印章可能會遺失,補辦很麻煩,而且公司裏代錶其他股東利益的董事可能會反對將法團印章(common seal)帶齣香港,或者拒絕簽字,導緻法團印章的加蓋由於不具備兩個人的簽字而未生效。這種情況下,如果該公司製備多一份“僅限內地使用”的印章,由公司以契據(deed)形式授權一個董事或任何其他人在內地使用該印章,則該人就可以憑藉加蓋該印章和自己的簽字使得在內地簽署的契據(deed)生效。

這個“正式印章(official seal)”還有第二種用途:用在公司發行的證券上。根據《新公司條例》第126條,這樣的“正式印章(official seal)”仍然是“法團印章(common seal)”的一個復製本(replica),也是鋼印,但該鋼印上需要明確刻上“證券”及/或“securities”字樣。但是這樣一來,這種“正式印章(official seal)”的作用和“法團印章(common seal)”就沒什麼太大區彆瞭,而且也不如“在外地使用的印章”那樣有諸多理論上的好處,公司一般都不會費事再去多刻製這樣一個鋼印。實際上,在香港公司登記注冊成功後所取得的公司文件中,一般都會有如下圖的這樣的一個“股份證明書”,也就是俗稱的“股票”。

【股份證明書】香港每一傢“股份有限公司(company limited by shares)”設立的時候都會從公司注冊處那裏拿到這樣的一本“股票”。

注意看圖中有這樣一句話:“…given under the Common Seal of the said Company on the …day of … (於某年月日由公司加蓋其法團印章)”。這就意味著,絕大多數公司在它自己發行的股票上都會加蓋“法團印章(common seal)”,根本不需要額外刻製一枚“專門用來蓋在證券上”的鋼印。因此,這個法律提供的“正式印章(official seal)”也就沒有用武之地瞭。

當然瞭,所謂“證券”也不止有股票這一種。還有債權證(debenture)、信托契據(trust deed)等等,但那些和股票一樣,通常都是直接加蓋“法團印章(common seal)”的,也用不著額外搞一個“正式印章(official seal)”齣來。

——這時候,有些熟悉內地法律的讀者可能會提問瞭:難道香港的隨便什麼“有限責任公司”都能發行股票?不是隻有上市公司或者至少要是“股份有限公司”纔能做嗎?

——我要說的是:沒錯,香港“隨便什麼”公司都可以是“股份有限公司(company limited by shares)”。彆看中文名字一樣,但這個“股份有限公司”的概念和內地的完全不同。這個咱們後文書會講到的,此處暫且不錶。

 

最後我想提一點,關於這個“正式印章”的翻譯。我們可以看到,在《公司條例》中,英文official seal對應的概念是“正式印章”。因此我們在做涉及香港法的法律文書中譯英的時候就要注意瞭:不要隨便把“公章”一詞翻譯成official seal,而要根據語境考慮適當的翻譯。也就是說,如果“公章”一詞指的是內地公司的公章,則翻譯成official seal是可以的;但如果指的是香港公司的“公章”,則通常應當翻譯成common seal(法團印章),除非從上下文可以明確看齣來對common seal沒有要求。

實踐中常用的:法團印章(common seal)、小圓戳和長條章

上麵我們瞭解到瞭在法律層麵上,《公司條例》所規定的印章其實隻有兩種:法團印章(common seal)和正式印章(official seal),二者都是鋼印。

但實際上,凡是操作過香港公司設立的讀者可能都會提齣不同意見,因為實際上幾乎每一間香港公司手頭除瞭鋼印之外都至少還有一個小圓戳和一個長條章,這樣一來香港公司實際擁有的章就是三個:法團印章(鋼印)、小圓戳(塑料章)和長條章(原子章)。

一般來說,在香港公司設立完成後,我們都會從公司注冊處(Companies Registry)那裏得到一個綠色的盒子,裏麵裝著公司設立有關的文件,以及三個印章:法團印章(鋼印)、小圓戳(塑料章)和長條章(原子章)。這會給我們一個印象,即這三個印章的效力是完全一樣的,至少是法律所認可的。但實際情況卻不是這樣。我們對這三個章的用途的理解,最好還是從法條齣發。這就是為什麼我在上文會花許多篇幅來解釋《公司條例》到底是如何規定的,即使那個“正式印章(official seal)”幾乎沒有在實踐中齣現過。如涉及轉載事宜,請與微信號:bestfch001聯係。

【綠盒子】這裏麵裝著公司注冊證書、商業登記證書、公司章程、空白股票、空白賬本,還有三個章。

綠盒子裏的三個章當中,鋼印就是我們的“法團印章(common seal)”。正如上文反復強調的,這個鋼印纔是《公司條例》以及大多數公司簽署的閤同當中所指的“印章”。

隻要公司製備瞭這個鋼印,那就隻有通過加蓋這個鋼印,纔可能滿足簽署一份“契據(deed)”的條件,否則簽署齣來的就隻可能是普通閤同。通常需要公司加蓋“法團印章(common seal)”的場閤包括:不動産買賣閤同、股權轉讓閤同、抵押閤同、藉款閤同、股票和其他證券等,其他情況下公司可以根據實際情況選擇是否加蓋“法團印章(common seal)”——是否需要將這份文件以契據(deed)形式簽署。

正因為公司通常隻在很特殊的情況下纔需要加蓋“法團印章(common seal)”,所以給人們一種印象,那就是“法團印章(common seal)”不重要。這實在是一種誤解。正相反,正因為“法團印章(common seal)”太重要瞭所以平時用得不多,但這並不代錶“法團印章(common seal)”沒有用——任何文件中寫明瞭需要“蓋章”的場閤、或任何公司認為需要簽署契據(deed)的場閤,都需要加蓋這個“法團印章(common seal)”。

綠盒子裏的三個章當中,最缺乏法律地位的就是小圓戳,有些場閤被俗稱為company chop。如涉及轉載事宜,請與微信號:bestfch001聯係。

因為它的形狀恰好是圓的(不像鋼印印在貼紙上是有“毛邊”的,更不像長條章是方的),有的時候也會被內地人誤認為是內地“公章”的迷你版,從而在心理上更容易接受。我就曾經見到過一個內地公司強烈要求與它閤作的香港公司加蓋這個小圓戳,理由居然是“那個不是看起來更像公章嗎”。但實際上,這個小圓戳根本不是公章,它在《公司條例》上不具有法律地位。如果一份閤同上,香港公司僅僅加蓋這個小圓戳的話,那麼通常這份閤同並不能對該公司産生法律約束力。

個人認為,公司注冊處發這枚小圓戳給公司,本來就不是讓公司用它來簽署閤同的。它真正的用途應該是作為公司單方意思錶示的一種佐證,說白瞭,就是公司通過加蓋這個小圓戳錶明公司“知道某種事實”或者“某個行為是公司所做的”。但是,小圓戳本身僅僅是一種證據而已,並不能僅憑它本身而讓這份文書約束公司。在實踐中,小圓戳最常用的場閤包括:加蓋在進貨單、對賬單、付款憑證(invoice)上,證明公司知悉該等事實;加蓋在閤同文本的修改處,證明這個修改是公司所為。但是,所有這些“證明”都是可以被相反證據推翻的。如果我們真的對於公司加蓋“小圓戳”所要證明的事情很在意的話,那最好是要求至少一名公司董事簽字。

綠盒子裏的三個章當中,內地人最常見的當屬“長條章”。這個我們在上文書給過圖,就是這樣的東西——原子章寫著authorized signature(授權簽字人)欄位,然後需要有一個人在上麵簽字。

如上文書所說,這個“長條章”實際上並不是公司印章,而隻能說是簽名的一種形式。使用這種“長條章”必須配閤簽字,否則不發生任何效力。但即使配閤瞭簽字,也要注意兩個問題:其一,僅有這個“長條章”加簽字是不能成立契據(deed)的,隻可能成立普通閤同,因此對於成文法規定必須采用契據(deed)的某些文件,例如不動産轉讓閤同、股票等,僅有“長條章”是不能生效的;其二,這個在“長條章”上簽字的人,根據《新公司條例》第121條,需要取得“明示或默示”的公司授權。這個明示(express)的授權可以是授權該人簽字的董事會決議(board resolution),或者是加蓋法團印章(common seal)的授權書(power of attorney);而在實踐中通常都認為公司董事本身是被視為獲得公司默示(implied)授權簽字的人。因此,作為內地當事人審查香港公司簽署的文件時,麵對長條章我們也應當隨之核查兩個方麵的情況:通過公司的“周年申報錶(annual return)”核查簽字人是否公司董事,或者核查公司是否有授權該人簽字的董事會決議或授權書。在後一種情況下,這個授權簽字人可以不是公司董事。

 

以上就是在實踐中常用的三個章:法團印章(鋼印)、小圓戳和長條章,再沒有其他瞭。如果刻章的中介說他還可以刻齣其他形狀的章來,那我們真的沒必要花那個冤枉錢。

總結這三個章的用法,有個口訣,輔助記憶:

在香港,問公章,隻有鋼印是真章,

簽契據,少不瞭,效力最高時效長,

小圓戳,是佐證,配閤簽字更穩當,

長條章,非契據,簽字權限要提防。

當然最後還要補充一句:如今香港公司是可以沒有任何印章的。

重要忠告:當您遇到法律問題,請您相信律師的專業及經驗,能為您創造價值,以維護您的閤法權益。

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